Gestion des dossiers et règles sous Outlook 2010

Peut être avez-vous comme moi tous les jours de nombreux courriels qui arrivent dans votre boîte. Avec ce flot de messages très rapidement on peut se retrouver perdu et même dépassé…

C’est pour cela qu’il peut être intéressant de classer les messages dans dossiers en fonction de leur origine, utilité ou importance.

Dans un premier temps, il est nécessaire d’avoir une réflexion sur l’utilisation de sa messagerie. Il faut se poser par exemple ces questions : Comment est-ce que j’utilise ma messagerie ? Est-ce que je reçois régulièrement le même type de messages ? Quels sont les messages les plus importants dans ma boîte ?

Voyons comment créer simplement des dossiers et les classer de manière à voir rapidement ce qui est important pour nous.

Comment créer un dossier ?

  • Faire un clic droit sur le nom de votre messagerie et choisir Nouveau dossier

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  • Lorsque la fenêtre de création de dossier s’afficher, il suffit juste d’indiquer le nom de fichier

rectificatif

Pour plus de lisibilité, il peut être utile de faire précéder le nom de fichier d’un « . » ce qui permettra que les fichiers créés ne se mélangent pas avec les dossiers système : Boîte d’envoi, Courrier indésirable, Dossiers de recherche ou flux RSS. Ils resteront en « haut ». De plus, en fonction de l’importance des messages, je vous recommande dans le nom de dossier de mettre un numéro qui correspondra à l’importance du message.

  • Dans cet exemple, « .1. MON PREMIER DOSSIER OUTLOOK » s’afficher juste en dessous des éléments supprimés et au-dessus de tous les autres dossiers créés.

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Automatiser le classement des messages dans les dossiers grâce aux règles

Pour gagner du temps, il va être profitable d’utiliser les règles de déplacement de messages qui permettront de gagner du temps en mettant vos messages automatiquement dans les dossiers créés. nous allons voir comment créer une règle à partir d’un message reçu.

  • Cliquer sur le message à partir du quel faire la règle. Dans le ruban Office, Onglet Accueil, cliquer sur la flèche en-dessous de l’icône Règles et choisir « Toujours déplacer les messages de : … »

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  • Choisir le dossier dans lequel on souhaite déplacer les messages de cet expéditeur, puis cliquer OK.

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Maintenant, tous les messages de l’expéditeur choisi sont et seront déplacés dans le dossier que vous avez choisi.

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