Pourquoi créer un centre d’enregistrement SharePoint ?

Toute société se doit de stocker des documents. Ce peut être des documents juridiques, comptables, CV, etc…… Ce ne sont pas à proprement des fichiers de travail que les utilisateurs vont modifier et faire évoluer. Dans SharePoint, il existe le centre d’enregistrement qui va permettre de stocker des fichiers et de pouvoir les retrouver facilement.

Quels sont les avantages ?

Utiliser un centre d’enregistrement dans SharePoint va amener les avantages suivants :

  • Economie de papier car tout vos documents d’archive sont sous format numérique
  • Gain de place puisque vous allez libérer de la place dans les armoires qui ne servaient que à stocker du papier
  • Retrouver les documents rapidement avec la recherche intégrée de SharePoint
  • L’information est stockée à un endroit central et les droits sont facilment et rapidement modifiable
  • le système ne change jamais les documents stockés ce qui permet d’être sûr de l’intégrité des documents

Quels sont les inconvénients ?

A mon sens, le plus grand inconvénient est d’ordre humain. Nous sommes habitués à avoir des armoires remplis avec notre « héritage » que l’on garde bien au chaud. On se dit que l’on sait où ça se trouve. L’autre inconvénient réside dans le manque de communication au sein d’une même organisation. Il faut bien former et accompagner les utilisateurs pour qu’ils puissent non seulement comprendre les avantages d’un centre d’enregistrement mais également changer leurs habitudes ou réflexe de travail.

Pour bien planifier la création d’un centre d’enregistrement la méthode QQOCPP est la meilleure et la plus simple. Elle permet d’appréhender au mieux l’ensemble des problématiques d’un centre d’enregistrement SharePoint.

Il est également nécessaire de mener une bonne communication pour emporter l’adhésion de tous les utilisateurs.

 

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